Tratamiento de Datos Personales

A continuación, se enuncian las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CREAR LTDA. CREARCOOP, está plenamente comprometida y han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política.

• Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos:
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014
• Ley 1266 de 2008

En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países.

Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos, así mismo a recibir información veraz y verificable.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CREAR LTDA. CREARCOOP, responsable de sus procesos guiados por sus valores y principios cooperativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con la normatividad aplicable.

En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países.

Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos, así mismo a recibir información veraz y verificable.

La presente política, está dirigida a nuestros asociados, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestras partes interesadas sobre las cuales la Cooperativa, realiza tratamiento de acuerdo a los criterios de recolección, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.

La Cooperativa se compromete con los titulares de la información, a tratar sus datos personales, de manera armónica e integral ligado a los siguientes principios:

• Principio de legalidad: Crearcoop es consciente de que el tratamiento de los datos personales al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, sujeta a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: Crearcoop tratará los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de Libertad: Crearcoop ejercerá el tratamiento de datos con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En la Cooperativa se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento por parte de Crearcoop, se conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Principio de Seguridad: Crearcoop administrará la información sujeta a tratamiento por el Responsable o Encargado de la información, manejando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO CREAR LTDA. CREARCOOP, solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La Cooperativa, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la Cooperativa ante cualquier  reclamación.

Se informa a todas las partes interesadas que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La Cooperativa, de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos:

• Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del menor.

Cumplidos los anteriores requisitos, la Cooperativa, solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En calidad de Responsable y/o Encargado velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y tratamiento de la información.

La Cooperativa conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

La Cooperativa, en el desarrollo de su objeto social, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Las siguientes son las principales finalidades con las que Crearcoop, realiza el tratamiento de datos personales:

• Oferta de productos y servicios de ahorro, crédito y de beneficios sociales.
• Gestión de estadísticas internas, gestión de asociados, gestión de cobros y comportamiento de pagos.
• Verificación de datos, contacto y envío de comunicaciones a través de los medios registrados (correo electrónico, teléfono, celular o correo físico).
• Transmisión de datos con proveedores de servicios para desarrollar las finalidades aquí previstas y transferencia nacional e internacional de datos con aliados comerciales para gestión de proveedores internacionales.
• Acceso a los datos personales contenidos en la base de datos de administradores de pensiones y/o demás operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social.
• Otras finalidades dispuestas en el objeto social de la Cooperativa.

Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por la Cooperativa, tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que la Cooperativa realiza sobre los datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Cooperativa, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en términos de Protección de Datos Personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro y para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Crearcoop en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes:

Frente al Titular:

a.) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b.) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva  autorización otorgada por el Titular.

c.) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten  por virtud de la autorización otorgada.

d.) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

e.) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Frente al Encargado:

a.) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

b.) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

c.) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

d.) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

e.) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

f.) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Frente a los principios y otras obligaciones:

a.) Observar los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

b.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

c.) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

d.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

e.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:

a.)  Derecho de acceso o consulta           

La Cooperativa, garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015):

• Al menos una vez cada mes calendario.
• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Cooperativa de Ahorro y Crédito Crear Ltda “Crearcoop”, mediante correo electrónico a: [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CL 113 64 D 119, Medellín – Antioquia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

b.) Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de queja y reclamos de sus datos mediante un escrito dirigido a Cooperativa de Ahorro y Crédito Crear Ltda “Crearcoop”, mediante correo electrónico a: [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CL 113 64 D 119, Medellín – Antioquia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

La Cooperativa resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

La Cooperativa, suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

a.) Verificación de la facultad para solicitar o recibir información

Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos:

• Titular: Copia del documento de identidad.
• Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular.
• Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular.

La Cooperativa, puede recolectar información personal de los usuarios mientras utilizan la Página Web, Aplicaciones o las Páginas Vinculadas (Landing Page), utilizando cookies propias o de terceros con el fin de realizar seguimiento y recopilación de datos, entendiendo la interacción de los usuarios con los canales digitales.

Esta información permite conocer patrones de navegación y ofrecer servicios personalizados. De esta manera se podrá utilizar estas tecnologías para autenticarlo, recordar sus preferencias para el uso de la página web, la aplicación y las páginas vinculadas (Landing Page), para presentar ofertas que puedan ser de su interés y para facilitar transacciones, analizar el uso de la página web, la aplicación o de las páginas vinculadas y sus servicios, para usarla en el agregado o combinarla con la información personal que tengamos y compartirla con las entidades autorizadas.

Si un usuario no quiere que su información personal sea recogida a través de Cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web. No obstante, es importante señalar que, si un navegador web no acepta Cookies, algunas de las funcionalidades de la página web, la aplicación y/o las páginas vinculadas (Landing Page) podrían no estar disponibles o no funcionar correctamente. Puede permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en su dispositivo mediante la configuración de las opciones del navegador instalado en su dispositivo.

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial soliciten a la Cooperativa, el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad.

La Cooperativa podrá realizar transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos de la Cooperativa, son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control en las transacciones de nuestros asociados. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares y los aspectos faciales), para poder establecer o autenticar la identidad de cada titular de los datos.

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para la Cooperativa. Por ello, ha establecido políticas, procedimientos,  guías de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de la Cooperativa, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.

Así mismo, se garantiza que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, entre otros.

En caso de ser necesario y la Cooperativa deba suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, se suscribe un contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente a partir del 26-08-2023, con aprobación por parte del Consejo de Administración de Crearcoop.

Las bases de datos responsabilidad de la Cooperativa, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.